Tekstikoko aA

Kaupunki ja hallinto

Kesäkukat ruukussa terassilla
 
 

Asiakirjapyynnöt Virtain kaupungille

Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta.

Virtain kaupungin asiakirjoja koskevat asiakirjapyynnöt suunnataan suoraan asiasta vastaavalle viranhaltijalle, toimialueelle tai liikelaitokselle. Kaupungin kirjaamosta saa tarvittaessa neuvoja eri viranomaisten toimialueista ja säilytettävistä aineistoista. Kaupungin kirjaamoon tulleet tietopyynnöt välitetään asiasta vastaavalle toimialalle.

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään.

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja oma henkilöllisyytensä. Kaupunki voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi.

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä.

Asiakirjan tyypistä riippuen kaupunki voi luovuttaa pyydetyt tiedot joko sähköisesti tai paperisina. Paperitulosteista voidaan periä maksu. Niihin tietoihin, joita ei ole mahdollista luovuttaa sähköisesti eikä paperisina, voi tutustua asiasta vastaavan viraston tiloissa.

Voit täyttää myös seuraavan tietopyyntölomakkeen ja toimittaa sen asiasta vastaavalle viranhaltijalle, toimialueelle tai kirjaamoon (kirjaamo@virrat.fi).

Julkisuuslain mukainen tietopyyntö -lomake (word)


Huomioithan, että mikäli haluat tarkastella omia tietojasi voit tehdä myös EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilötietojen tarkastuspyynnön Virtain kaupungille. Lisätietoa henkilötietojen tarkastuspyynnön ja henkilötietojen korjausvaatimuksen tekemisestä löydät Tietosuoja ja tietoturva -sivultamme. Sivulta löytyvät myös henkilötietojen tietopyyntöihin tarkoitetut lomakkeemme.

 

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tässä seuraavana on julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on helpottaa tietopyyntöjen tekemisessä Virtain kaupungille. Kuvauksen avulla voit yksilöidä tarvitsemasi tiedot, jolloin pystymme toimittamaan tiedot sinulle kattavasti ja nopeasti. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Tarvittaessa autamme sinua tietopyyntösi yksilöinnissä.

Jokaisella on oikeus saada tietoa viranomaisen asiakirjasta, joka on julkinen (621/1999, 8§). Pääosin Virtain kaupungin asiakirjat ovat julkisia. Asiakirjat voivat kuitenkin sisältää myös salassa pidettävää tietoa. Salassapidolle on aina jokin julkisuuslaista tai muusta laista tuleva peruste. Asianosaisella on lisäksi oikeus saada tietoa itseään koskevista asioista.  

Julkisuuslaki ei velvoita viranomaista laatimaan pyynnöstä selvityksiä eikä yhdistelemään tietoja.

Kuvauksemme sisältää tiedot asiarekisteristä, palvelujen tiedonhallinnasta, tietovarannoista, tietoaineistoista, tietoryhmistä ja tietojärjestelmistä sekä yhteystiedot tietopyynnön tekemiseksi. Kerromme myös esimerkkejä hakutekijöistä, joilla tietojärjestelmistämme on mahdollista hakea tietoa sekä tietoaineistojen mahdollisesta saatavuudesta teknisen rajapinnan avulla. Asiakirjajulkisuuskuvauksemme tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten kuntamme asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Kuvauksemme kertoo myös, missä laajuudessa käsittelemme tietoja tuottaessamme palveluja tai käsitellessämme asioita.

Tietopyynnön toimittaminen

Virtain kaupungille osoitetut tietopyynnöt voi toimittaa kirjaamoon. Kirjaamo toimittaa sen käsittelyyn viivytyksettä oikealle taholle. Tarvittaessa autamme yksilöimään asiakirjan, josta tieto tarvitaan. Jos Virtain kaupunki vastaanottaa tietopyynnön, joka kuuluu toisen viranomaisen toimialaan, se siirretään kyseisessä asiassa toimivaltaiselle viranomaiselle hallintolain (434/2003) 21 §:n nojalla. Kunnan on käsiteltävä asiakirjapyyntö välittömästi ja viivytyksettä. Laissa säädetään määräajaksi kaksi viikkoa tavanomaisissa tapauksissa ja kuukausi monimutkaisemmissa tapauksissa. Saapunut tietopyyntö on viranomaisen asiakirja, joka kirjataan Dynasty-asianhallintajärjestelmään.

Kirjaamon yhteystiedot:
Sähköposti: kirjaamo(at)virrat.fi
Puhelin: 03 485 111
Postiosoite: Virtain kaupunki, Kirjaamo, PL 85, 34801 Virrat

Virtain kaupunki julkaisee myös runsaasti tietoa verkossa edistääkseen julkisuusperiaatteen toteutumista.

Maksuttomuus pääsääntönä
Tiedon saanti asiakirjoista on kunnissa maksutonta, kun
-asiakirjasta annetaan tietoja suullisesti
-asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi
-sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään sähköpostitse
-asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin (ks. hallintolaki 8 §, 34 §).

Julkisuuslain 34 §:n perusteella kohtuullisista kopiointi- ja tulostuskuluista voidaan periä maksu. Tietopyynnöistä voidaan periä maksu, kun tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä silloin, kun asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asiakirjaluokittelun eikä asiakirjan tunnisteen avulla eikä sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.
 
 Hallintosäännön 70 §:n mukaan valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää vastaava toimielin. Tietopyynnön lähettäjälle tulee ilmoittaa etukäteen pyyntöön liittyvistä maksuista. 

Tiedon antamisesta päättävä viranhaltija

Saapunut tietopyyntö on viranomaisen asiakirja, joka kirjataan Dynasty-asianhallintajärjestelmään. Osastot voivat nimetä vastuuviranhaltijan, joka vastaa osastoaan koskeviin tietopyyntöihin. Jos vastuuhenkilöä ei ole nimetty, osastopäällikkö on vastuussa tietopyyntöön vastaamisesta.
 
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.
 
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.

Tietovarannot ja rekisterit

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kunnan on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet sekä asiakirjat.

Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi saamaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessissa (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.

Asiakirjallisilla tiedoilla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.

Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto ja muutoksenhaku.

Virtain kaupungin päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Dynasty 10. Dynasty toimii kunnan diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. 

Hakutekijät, joilla viranomainen voi hakea asiakirjoja

Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).

Virtain kaupungin tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Virtain kaupungin tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.

Tietovarannot toimialoittain

 
Hallinto- ja talouspalvelut Elinvoimapalvelut Tekniset palvelut Sosiaali- ja terveyspalvelut Sivistyspalvelut Liikelaitos Marttinen Merikanto-opisto
 
 
 
 

Sivua päivitetty: 13.07.2022